Glossar “Verwaltung von Immobilien”

Die Abrech­nungs­spit­ze ist der Betrag, den ein Eigen­tü­mer von Sonder- oder Teil­ei­gen­tum nach Abschluss des Wirt­schafts­jah­res (das ist im WEG-Bereich zwin­gend das Kalen­der­jahr) nach­zah­len muss. Es kann sich ande­rer­seits auch ein Gut­ha­ben ergeben.

Die Abrech­nungs­spit­ze ergibt sich aus der Dif­fe­renz der gemäß Wirt­schafts­plan fest­ge­leg­ten Vor­aus­zah­lun­gen des Haus­gelds und der Ein­zel­ab­rech­nung pro Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum am Ende des Wirtschaftsjahres.

§ 28 Absatz 2 WEG regelt die grund­le­gen­de Vorgehensweise.

In der Beschluss-Sammlung wer­den sämt­li­che Beschlüs­se der WEG doku­men­tiert. Und zwar unab­hän­gig davon, in wel­cher Form die­se durch­ge­führt wer­den: Eigen­tü­mer­ver­samm­lung, Umlauf­be­schluss. Eben­so wer­den Gerichts­ver­fah­ren, bei­spiels­wei­se Ein­sprü­che gegen Beschlüs­se, in der Beschluss-Sammlung doku­men­tiert. Hier wer­den aller­dings ledig­lich die Urtei­le ein­ge­tra­gen. Dar­über hin­aus sind die beteil­gi­ten Par­tei­en und die Kos­ten zu ver­mer­ken. Voll­streck­ba­re Urtei­le sind eben­falls in der Beschluss-Sammlung zu dokumentieren.

Das WEG (Gesetz) regelt in § 24 Absatz 7 WEG, dass die Beschluss-Sammlung zu füh­ren ist. Es han­delt sich hier somit um eine ver­pflich­ten­de Maß­nah­me. Geführt wird die Beschluss-Sammlung vom Ver­wal­ter. Das nicht ord­nungs­ge­mä­ße Füh­ren der Beschluss-Sammlung ist ein Grund, war­um ein Ver­wal­ter abbe­ru­fen wer­den kann. Die Beschluss-Sammlung kann elek­tro­nisch oder auf Papier geführt wer­den. Das WEG defi­niert kei­ne Form­vor­schrift. In der Regel wer­den die Beschluss-Sammlungen inner­halb der Soft­ware geführt, die der Ver­wal­ter einsetzt.

Auf­ge­ho­be­ne oder nicht mehr rele­van­te Beschlüs­se dür­fen – durch Strei­chung oder Löschung – aus der Beschluss-Sammlung ent­fernt wer­den. Die­se Schrit­te sind jedoch zu doku­men­tie­ren. Es emp­fiehlt sich die Strei­chung (Durch­strei­chen) der auf­ge­ho­be­nen bzw. nicht mehr rele­van­ten Beschlüs­se. So bleibt eine Gesamt­über­sicht über alle Beschlüs­se erhalten.

Die Beschluss-Sammlung dient in ers­ter Linie der Doku­men­ta­ti­on der Beschlüs­se einer WEG. Sie ist für poten­zi­el­le Käu­fer eines Sonder- oder Teil­ei­gen­tums eine wich­ti­ge Infor­ma­ti­ons­quel­le und soll­te vor der Unter­zeich­nung des nota­ri­el­len Kauf­ver­trags auf jeden Fall genau gele­sen werden.

Was muss in die Beschluss-Sammlung ein­ge­tra­gen werden:

• Die gefass­ten Beschlüs­se im Wort­laut. Es reicht also nicht, auf den Tages­ord­nungs­punkt der Agen­da zu verweisen.
  
  
• Die Infor­ma­ti­on, wie der Beschluss ent­schie­den wur­de: Annah­me, Ableh­nung, Stimmverteilung.
  
  
• Ort und Datum, wo der Beschluss gefasst wor­den ist.

Die § 23, 24 und 25 WEG behan­deln das The­ma Eigentümerversammlung.

Die Eigen­tü­mer­ver­samm­lung, die in der Regel ein­mal pro Jahr vom Ver­wal­ter ein­be­ru­fen wird, ist DAS Beschluss­gre­mi­um der Gemein­schaft. Hier wer­den Beschlüs­se gefasst, die die Akti­vi­tä­ten für die Zukunft maß­geb­lich fest­le­gen. Die Eigen­tü­mer­ver­samm­lung kann auch vom Ver­wal­tungs­bei­rat (Vor­sit­zen­der) ein­be­ru­fen wer­den, bei­spiels­wei­se dann, wenn sich der Ver­wal­ter weigert.

Seit der Reform des WEG, die am 1. Dezem­ber 2020 in Kraft getre­ten ist, hat sich rund um die The­men Eigen­tü­mer­ver­samm­lung und Beschlüs­se eini­ges ver­än­dert. Aber der Rei­he nach.

Die Ein­be­ru­fung der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung muss drei Wochen vor dem eigent­li­chen Ter­min bei den Eigen­tü­mern ein­ge­gan­gen sein.

Neben die­ser Frist emp­fiehlt es sich, dass der Ver­wal­ter im Vor­feld genau in Erfah­rung bringt, wel­che The­men für die Eigen­tü­mer von Rele­vanz sind. Jeder Eigen­tü­mer kann Vor­schlä­ge unter­brei­ten, wel­che The­men auf die Agen­da gesetzt wer­den. Es besteht aller­dings kei­ne Ver­pflich­tung, jedes vor­ge­schla­ge­ne The­ma dann auch wirk­lich auf die Agen­da zu set­zen. Hier ist eine enge Abstim­mung zwi­schen der Ver­wal­tung und den Eigen­tü­mern not­wen­dig. Den­noch hat jeder Eigen­tü­mer ein Antrags‑, ein Anwesenheits‑, ein Rede- und ein Abstim­mungs­recht für die Eigentümerversammlung.

Seit der Reform des WEG ist jede Eigen­tü­mer­ver­samm­lung beschluss­fä­hig. Es bedarf somit nicht mehr der Anwe­sen­heit (phy­sisch oder in Form von Voll­mach­ten) einer beschluss­fä­hi­gen Mehr­heit. Die­se Ände­rung hat den Vor­teil, dass stets beschlos­sen wer­den kann. Ande­rer­seits emp­fiehlt es sich den­noch nicht, weit­rei­chen­de Beschlüs­se “um jeden Preis” durch­zu­set­zen, nur weil das for­mal mög­lich ist.

Grund­sätz­lich gilt, von einer Aus­nah­me abge­se­hen, die ein­fa­che Beschluss­mehr­heit. Ein Beschluss gilt dem­nach als ange­nom­men, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen dafür abge­ge­ben wor­den sind.

Die Aus­nah­me bezieht sich auf bau­li­che Ver­än­de­run­gen, sofern alle Eigen­tü­mer an der Tra­gung der Kos­ten betei­ligt wer­den sol­len. In die­sem Fall – alle tra­gen die Kos­ten der bau­li­chen Ver­än­de­rung – sind die Hälf­te der Mit­ei­gen­tums­an­tei­le und mehr als ²⁄₃ aller abge­ge­be­nen Stim­men erfor­der­lich (§ 21 Abs. 2 WEG). Kommt die­se Mehr­heit nicht zustan­de, obwohl dem Beschluss mit ein­fa­cher Mehr­heit zuge­stimmt wor­den ist, tra­gen die Eigen­tü­mer die Kos­ten, die dem Beschluss zuge­stimmt haben. Auf die­ses wich­ti­ge Details soll­te bei einer Eigen­tü­mer­ver­samm­lung stets hin­ge­wie­sen wer­den. Hier kann auch ein soge­nann­ter Bau- und Verteilungs-Doppelbeschluss sinn­voll sein: Zuerst wird dar­über ent­schie­den, ob die Maß­nah­me umge­setzt wer­den soll, wenn alle Eigen­tü­mer sich an den Kos­ten betei­li­gen. Im zwei­ten Beschluss wird dann die Ver­tei­lung der Kos­ten festgelegt.

Es gibt drei Abstim­mungs­prin­zi­pi­en: Das Kopf­prin­zip, wo jeder Eigen­tü­mer eine ein­zi­ge Stim­me hat. Das Wert­prin­zip, wo jeder Mit­ei­gen­tums­an­teil einer Stim­me ent­spricht. Und das Objekt- oder Real­prin­zip, wo jeder Woh­nung eine Stim­me zuge­ord­net wird. In der Regel ist das Abstim­mungs­prin­zip in der Tei­lungs­er­klä­rung fest­ge­legt. Die Abstim­mung selbst kann offen oder geheim erfol­gen. Sind meh­re­re Per­so­nen Eigen­tü­mer einer Ein­heit, so kön­nen Sie ihre Stim­men nur gemein­sam abgeben.

Ver­ein­ba­run­gen, die auf den älte­ren Fas­sun­gen des WEG basie­ren, ver­lie­ren nicht ihre Gül­tig­keit. Sol­len Anpas­sun­gen erfol­gen, sind die­se von der Gemein­schaft zu beschlie­ßen. Hier gel­ten teil­wei­se beson­de­re Anforderungen.

Zwei wei­te­re Ände­run­gen im Zusam­men­hang mit der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung sol­len hier noch her­vor­ge­ho­ben wer­den. Die digi­ta­le Vari­an­te ist mit der Ände­rung des WEG zum 1. Dezem­ber 2020 mög­lich gewor­den. Die­se Mög­lich­keit muss aller­dings zuvor beschlos­sen wor­den sein. Fer­ner muss es wei­ter­hin die Mög­lich­keit geben, dass Eigen­tü­mer in Prä­senz teil­neh­men. Die rein digi­ta­le Eigen­tü­mer­ver­samm­lung kann nach gel­ten­der Auf­fas­sung nicht beschlos­sen wer­den. Die Mög­lich­keit, in Prä­senz teil­zu­neh­men, muss wei­ter­hin gege­ben sein. Es ist emp­feh­lens­wert, dass zumin­dest der Ver­wal­tungs­bei­rat die­se Mög­lich­keit auch wahr­nimmt. Der zwei­te Punkt betrifft die soge­nann­ten Umlauf­be­schlüs­se. Gemäß § 23 Abs. 3 WEG bedür­fen sie nicht mehr der Schrift­form. Die Text­form ist aus­rei­chend. Für ein­zel­ne, per Umlauf­be­schluss getrof­fe­ne Ent­schei­dun­gen, kann der Mehr­heits­be­schluss beschlos­sen wer­den. Denn grund­sätz­lich bedür­fen Umlauf­be­schlüs­se der voll­stän­di­gen Zustim­mung aller Eigentümer.

Das gemein­schaft­li­che Eigen­tum umfasst das Grund­stück, auf dem das Gebäu­de steht, sowie alle Bestand­tei­le, die für den Bestand und die Sicher­heit des Gebäu­des not­wen­dig sind und die kein Son­der­ei­gen­tum sind. Hier emp­fiehlt sich ein Blick in § 5 Absatz 2 WEG.

Bestand­tei­le eines Gebäu­des kön­nen nur ent­we­der gemein­schaft­li­ches oder Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum sein – aber nie bei­des gleichzeitig.

Der Auf­tei­lungs­plan, der Bestand­teil der Tei­lungs­er­klä­rung ist, zieht die Gren­ze zwi­schen gemein­schaft­li­chem und Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum. Jedes Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum soll dar­über hin­aus abge­schlos­sen sein, was mit­tels der Abge­schlos­sen­heits­er­klä­rung nach­ge­wie­sen wird, die eben­falls Bestand­teil der Tei­lungs­er­klä­rung ist.

Da es in die­sem Bereich regel­mä­ßig zur Streit­fra­gen kommt, emp­fiehlt sich eine mög­lichst prä­zi­se Defi­ni­ti­on, was gemein­schaft­li­ches und was Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum ist.

So sind Heiz­kör­per ab dem Ein­gang des Ther­mo­stat­ven­tils in der Regel Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum. Die Boden­plat­te ein­schließ­lich der Iso­lie­rung dar­auf eines Bal­kon ist dage­gen in der Regel gemein­schaft­li­ches Eigen­tum. Der Boden­be­lag des Bal­kons wird meis­tens dem Sonder- bzw. Teil­ei­gen­tum zugerechnet.

Das Haus­geld (oft­mals auch als Wohn­geld bezeich­net) stellt die in der Regel monat­li­che Vor­aus­zah­lung auf Basis des Wirt­schafts­plans dar. Sei­ne Höhe lei­tet sich aus den Gesamt­kos­ten des Wirt­schafts­plans ab, die über den Mit­ei­gen­tums­an­teil auf das jewei­li­ge Son­der­ei­gen­tum bzw. Teil­ei­gen­tum umge­legt wer­den. Das Haus­geld umfasst die Kos­ten für den Betrieb, die Erhal­tung und die Ver­wal­tung des gemein­schaft­li­chen Eigentums.

Bestand­tei­le des Haus­gelds sind in der Regel fol­gen­de Kos­ten: Die (auf Mie­ter umleg­ba­ren) Betriebs­kos­ten nach Betriebs­kos­ten­ver­ord­nung sowie nicht umleg­ba­re Kos­ten für die Erhal­tung des gemein­schaft­li­chen Eigentums.

Das Haus­geld wird von der Immo­bi­li­en­ver­wal­tung ein­ge­zo­gen und zweck­ge­bun­den zum Beglei­chen der zuvor genann­ten Kos­ten ver­wen­det. Der Teil, der in die Erhal­tungs­rück­la­ge fließt, wird in der Regel auf ein sepa­ra­tes Kon­to gebucht. 

Defi­ni­ti­on folgt.

Jede Eigen­tü­mer­ver­samm­lung ist zu pro­to­kol­lie­ren. Dies regelt § 24 Abs. 6 WEG. Damit ist die Fra­ge des “ob” ein­deu­tig geklärt.

Die Fra­ge des “wie” lässt das WEG dage­gen offen. Es kom­men somit ver­schie­de­ne Pro­to­koll­mög­lich­kei­ten in Betracht.

Das Ver­laufs­pro­to­koll fasst neben den rei­nen Beschluss­ergeb­nis­sen zusätz­lich die Dis­kus­sio­nen und Wort­bei­trä­ge der Teil­neh­mer im Pro­to­koll zusam­men. Es ist umfang­rei­cher als bei­spiels­wei­se ein rei­nes Beschluss- bzw. Ergeb­nis­pro­to­koll. Die­ses doku­men­tiert ledig­lich die rei­nen Beschlussergebnisse.

Das Ver­laufs­pro­to­koll bie­tet den Vor­teil, dass sich die Wege zum Ziel, also die Dikus­sio­nen im Vor­feld eines Beschlus­ses, spä­ter deut­lich bes­ser nach­voll­zie­hen lassen.

Beim rei­nen Beschluss­pro­to­koll ist spä­ter dage­gen nur das Ergeb­niss nach­voll­zieh­bar, nicht aber der Weg dorthin.

Das Pro­to­koll soll “unver­züg­lich” erstellt wer­den und ist vom Vor­sit­zen­den der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung, sofern vor­han­den dem Vor­sit­zen­den des Ver­wal­tungs­bei­rats bzw. sei­nem Ver­tre­ter und einem Eigen­tü­mer zu unter­schrei­ben. In Bezug auf die zeit­li­chen Abläu­fe ist zu erwäh­nen, dass Beschluss­an­fech­tungs­kla­gen bin­nen vier Wochen nach der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung beim zustän­di­gen Amts­ge­richt ein­ge­reicht und bin­nen acht Wochen begrün­det wer­den müs­sen. Vor dem Hin­ter­grund die­ser zeit­li­chen Abläu­fe wird deut­lich, was unter “unver­züg­lich” zu ver­ste­hen ist.

Es wird emp­foh­len, das Pro­to­koll in elek­tro­ni­scher Form allen Eigen­tü­mern nach der Eigen­tü­mer­ver­samm­lung zur Ver­fü­gung zu stellen.

Son­der­ei­gen­tum ist ein im Woh­nungs­ei­gen­tums­ge­setz defi­nier­ter Begriff. In § 1 Absatz 2 WEG heißt es:

Woh­nungs­ei­gen­tum ist das Son­der­ei­gen­tum an einer Woh­nung in Ver­bin­dung mit dem Mit­ei­gen­tums­an­teil an dem gemein­schaft­li­chen Eigen­tum, zu dem es gehört.

Bei­de Bestand­tei­le, das Wohnungs- bzw. Son­der­ei­gen­tum und der Anteil am gemein­schaft­li­chen Eigen­tum, sind somit fest mit­ein­an­der ver­bun­den. Das Eine kann ohne das Ande­re nicht bestehen.

Son­der­ei­gen­tum umfasst die Woh­nung als sol­che, der Woh­nung fest zuge­ord­ne­te Neben­räu­me (Kel­ler­räu­me, Abstell­räu­me etc.), die ver­än­der­ba­ren Bestand­tei­le der Woh­nung und nun auch Außen­flä­chen wie ein Gar­ten­an­teil oder ein Stell­platz im Freien.

Ins­be­son­de­re die Mög­lich­keit, Son­der­ei­gen­tum an frei­en Flä­chen zu erwer­ben, ist erst mit dem WEG neue Fas­sung, das am 1. Dezem­ber 2020 in Kraft getre­ten ist, in Form von § 3 Absatz 1 Satz 2 WEG hin­zu gekommen.

Teil­ei­gen­tum ist ein im Woh­nungs­ei­gen­tums­ge­setz defi­nier­ter Begriff. In § 1 Absatz 3 WEG heißt es:

Teil­ei­gen­tum ist das Son­der­ei­gen­tum an nicht zu Wohn­zwe­cken die­nen­den Räu­men eines Gebäu­des in Ver­bin­dung mit dem Mit­ei­gen­tums­an­teil an dem gemein­schaft­li­chen Eigen­tum, zu dem es gehört.

Der wesent­li­che Unter­schied zum Son­der­ei­gen­tum ist, dass Teil­ei­gen­tum an nicht zu Wohn­zwe­cken die­nen­den Räu­men begrün­det wird.

Teil­ei­gen­tum sind bei­spiels­wei­se gewerb­lich genutz­te Flä­chen, eine Arzt­pra­xis oder auch ein Ladenlokal.

Defi­ni­ti­on folgt.

Die Abkür­zung WEG hat zwei unter­schied­li­che Bedeutungen.

Zum einen steht WEG für das Woh­nungs­ei­gen­tums­ge­setz. Erst­ma­lig aus­ge­fer­tigt wur­de es am 15. März 1951. Die aktu­el­le Fas­sung wur­de am 1. Dezem­ber 2020 in Kraft gesetzt und enhält zahl­rei­che Ver­än­de­run­gen zur Vorgängerversion.

Zum ande­ren steht WEG auch für die Woh­nungs­ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaft. Also die Gemein­schaft der Eigen­tü­mer in einem Gebäu­de mit min­des­tens zwei Woh­nun­gen (Son­der­ei­gen­tum) oder Teileigentum.

Die kon­kre­te Bedeu­tung der Abkür­zung WEG ergibt sich in der Regel recht ein­fach aus dem Kontext.

Defi­ni­ti­on folgt.